Khi bị mất con dấu công ty, doanh nghiệp cần thực hiện các bước pháp lý cần thiết để đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định pháp luật. Dưới đây là quy trình xử lý chi tiết:
1. Báo cáo với cơ quan công an (nếu áp dụng)
- Bắt buộc báo cáo khi con dấu là loại do cơ quan công an cấp (dấu truyền thống). Doanh nghiệp cần lập biên bản xác nhận mất dấu tại công an địa phương nơi xảy ra sự cố.
- Không bắt buộc đối với con dấu tự quản lý theo Luật Doanh nghiệp 2020.
2. Khắc dấu mới
- Doanh nghiệp có thể tự khắc hoặc thuê đơn vị đủ điều kiện để khắc dấu mới mà không cần xin phép trước khi thay đổi mẫu dấu.
- Mẫu dấu mới phải đảm bảo tuân thủ đúng quy định về nội dung (ghi tên hoặc mã số doanh nghiệp).
3. Thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh
- Hồ sơ cần nộp:
- Thông báo thay đổi mẫu con dấu theo mẫu quy định.
- Giấy xác nhận khắc dấu mới từ đơn vị thực hiện khắc dấu.
- Biên bản mất dấu (nếu có).
- Hình thức nộp:
- Trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư.
- Hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Thời gian xử lý: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
4. Thông báo cho các bên liên quan
- Thông báo bằng văn bản về việc sử dụng mẫu dấu mới cho đối tác, ngân hàng, cơ quan thuế.
- Đăng thông báo trên trang điện tử của doanh nghiệp (nếu có).
Lưu ý quan trọng
- Giấy tờ đã đóng dấu cũ trước khi bị mất vẫn có hiệu lực pháp lý.
- Sử dụng dấu giả hoặc không thông báo thay đổi mẫu dấu khi cơ quan nhà nước yêu cầu có thể bị phạt đến 30 triệu đồng.
- Doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ mất dấu và xác nhận khắc dấu mới tối thiểu 05 năm.
