Có thể, nhưng chỉ khi nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp và địa chỉ đặt trụ sở nằm ở phần diện tích kinh doanh, thương mại hoặc văn phòng đã được thiết kế riêng, phân định rõ và được phê duyệt. Nếu là căn hộ thuộc nhà chung cư có mục đích để ở thì không dùng làm trụ sở công ty, văn phòng hoặc địa điểm kinh doanh. Trên thực tế, doanh nghiệp thường chỉ nhìn địa chỉ tòa nhà mà không kiểm tra công năng của phần diện tích dự kiến đặt trụ sở.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Có thể đặt trụ sở công ty? | Điểm cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Căn hộ trong nhà chung cư có mục đích để ở | Không | Căn hộ để ở không phù hợp làm trụ sở, văn phòng hoặc địa điểm kinh doanh |
| Nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp | Có thể | Chỉ áp dụng với phần diện tích kinh doanh, thương mại hoặc văn phòng đã được thiết kế riêng và phê duyệt |
| Chỉ có căn hộ ở riêng lẻ trong tòa nhà mà không chứng minh được công năng thương mại/văn phòng | Không đáp ứng điều kiện | Nhiều hồ sơ chỉ có hợp đồng thuê mà thiếu tài liệu thể hiện công năng |
Điểm mấu chốt: Địa chỉ trụ sở khi đăng ký doanh nghiệp cần phù hợp với mục đích sử dụng của bất động sản theo hồ sơ dự án, giấy tờ nhà đất và công năng đã được phê duyệt.
II. Trường hợp nào dùng được, trường hợp nào không
1. Căn hộ để ở trong chung cư
Nếu phần diện tích dự định đặt trụ sở là căn hộ để ở thì không sử dụng làm trụ sở công ty. Đây là lỗi phổ biến khi thuê căn hộ và dùng luôn để đăng ký doanh nghiệp.
2. Phần thương mại, văn phòng trong chung cư hỗn hợp
Nếu tòa nhà là chung cư hỗn hợp, công ty có thể đặt trụ sở tại khối đế, khu thương mại, văn phòng hoặc khu chức năng kinh doanh, với điều kiện phần diện tích này đã được thiết kế, phân định khu vực riêng và được phê duyệt. Không phải cứ chung cư hỗn hợp là toàn bộ tòa nhà đều dùng để đăng ký trụ sở, mà chỉ phần đúng công năng mới phù hợp.
Ví dụ minh họa: Doanh nghiệp thuê mặt bằng ở tầng thương mại của chung cư hỗn hợp và có tài liệu thể hiện đây là khu thương mại theo hồ sơ dự án, trường hợp này xử lý hồ sơ thuận lợi hơn. Ngược lại, nếu thuê căn hộ ở tầng trên để làm văn phòng, rủi ro bị từ chối hoặc xử phạt rất cao.
III. Xử phạt khi dùng sai công năng
Cá nhân sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng. Tổ chức có cùng hành vi vi phạm chịu mức phạt gấp đôi mức phạt đối với cá nhân theo nguyên tắc xử phạt hành chính.
Mức phạt đáng chú ý: cá nhân từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng; tổ chức chịu mức phạt gấp đôi.
Biện pháp khắc phục là chấm dứt việc sử dụng sai mục đích và khôi phục sử dụng căn hộ đúng công năng để ở. Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là phần diện tích đăng ký trụ sở có đúng công năng hay không, vì vậy hồ sơ địa chỉ không nên chỉ dừng ở hợp đồng thuê.
IV. Hồ sơ nên kiểm tra trước khi đăng ký trụ sở
- Hồ sơ dự án được phê duyệt thể hiện phần diện tích đó là khu thương mại, kinh doanh hoặc văn phòng.
- Giấy chứng nhận hoặc giấy tờ nhà đất phù hợp với mục đích sử dụng.
- Tài liệu của chủ đầu tư hoặc giấy tờ pháp lý khác chứng minh phần diện tích đó không phải căn hộ để ở.
Nhiều doanh nghiệp chỉ kiểm tra tên tòa nhà mà chưa xác minh phần diện tích thuê, dẫn đến thiếu sót. Thuận Thiên khuyến nghị rà soát kỹ công năng thực tế trước khi nộp hồ sơ để tránh phải điều chỉnh địa chỉ trụ sở về sau.
Về hiệu lực áp dụng, quy định cấm dùng căn hộ để ở làm trụ sở được xác định theo Luật Nhà ở 2023, có hiệu lực từ 01/01/2025. Thông tin cũ về thời hạn di dời doanh nghiệp trong 6 tháng theo Nghị định 99/2015/NĐ-CP không còn là căn cứ hiện hành để áp dụng trực tiếp. Tuy vậy, hành vi sử dụng căn hộ để ở làm trụ sở vẫn có thể bị xử phạt và buộc chấm dứt theo quy định hiện hành.
