Doanh nghiệp tư nhân có thể dùng tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp để chuyển khoản nếu đáp ứng đủ quy định về chứng từ, tuy nhiên tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý và thuế. Cùng phân tích chi tiết các quy định liên quan để đảm bảo hợp lệ.
I. Quy định chung và đặc điểm pháp lý
Về mặt pháp lý, không có quy định cấm tuyệt đối việc doanh nghiệp tư nhân sử dụng tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp để thực hiện giao dịch chuyển khoản. Tuy nhiên, việc này tiềm ẩn nhiều rủi ro về thuế, quản lý tài chính và phải đáp ứng các điều kiện chặt chẽ để chi phí được khấu trừ thuế.
Theo Điều 188 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tư nhân là loại hình doanh nghiệp không có tư cách pháp nhân, do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Đặc điểm này tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa tài sản cá nhân và tài sản doanh nghiệp, khiến việc sử dụng tài khoản cá nhân trở nên phổ biến trong thực tế.
II. Điều kiện để chi phí thanh toán qua tài khoản cá nhân được khấu trừ thuế
Theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, để các khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào, phải đáp ứng hai điều kiện cốt lõi:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
Khi thanh toán qua tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp, doanh nghiệp có nghĩa vụ chứng minh khoản chi đáp ứng hai điều kiện trên. Thực tế, cơ quan thuế thường yêu cầu doanh nghiệp cung cấp bộ hồ sơ chặt chẽ để chứng minh.
1. Hồ sơ thực tế cần chuẩn bị để chứng minh
Để đảm bảo tính hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Văn bản ủy quyền: Quy chế tài chính của doanh nghiệp hoặc quyết định ủy quyền phải nêu rõ việc cho phép cá nhân (chủ doanh nghiệp) dùng tài khoản cá nhân để thanh toán các khoản chi của doanh nghiệp.
- Hóa đơn, chứng từ hợp lệ: Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ phải mang tên và mã số thuế của doanh nghiệp tư nhân. Đồng thời phải tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử hiện hành.
- Chứng từ thanh toán: Phải có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản cá nhân được ủy quyền cho nhà cung cấp.
- Chứng từ hoàn ứng: Phải có chứng từ chứng minh doanh nghiệp đã chuyển tiền hoàn lại từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp (đã đăng ký với cơ quan thuế) vào tài khoản cá nhân đã chi trả.
III. Rủi ro pháp lý và khuyến nghị
Việc không tách bạch dòng tiền kinh doanh và chi tiêu cá nhân có thể dẫn đến các rủi ro sau:
- Khó khăn khi quyết toán thuế: Rất khó phân biệt đâu là dòng tiền kinh doanh và đâu là chi tiêu cá nhân, gây khó khăn khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.
- Rủi ro về thuế: Nếu không đáp ứng đủ điều kiện về hồ sơ, chứng từ, các khoản chi qua tài khoản cá nhân sẽ không được khấu trừ thuế GTGT và không được tính vào chi phí được trừ, làm tăng số thuế phải nộp. Chủ doanh nghiệp cũng có thể bị truy thu thuế thu nhập cá nhân đối với các khoản tiền lớn vào tài khoản mà không giải trình được nguồn gốc.
- Rủi ro bị xử phạt: Việc hạch toán không minh bạch có thể bị xem là vi phạm hành chính về kế toán, thuế theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Để đảm bảo an toàn pháp lý và minh bạch tài chính, các chuyên gia khuyến nghị doanh nghiệp tư nhân nên mở một tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động kinh doanh, đăng ký với cơ quan thuế và tách bạch hoàn toàn với tài khoản cá nhân.
IV. Cập nhật quy định về số định danh cá nhân
Kể từ ngày 01/07/2025, theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 và Thông tư 86/2024/TT-BTC, cá nhân sử dụng số định danh cá nhân làm mã số thuế. Điều này có nghĩa là chủ doanh nghiệp tư nhân sẽ sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế cá nhân trong các giao dịch. Tuy nhiên, doanh nghiệp tư nhân vẫn là một thực thể kinh doanh và giữ mã số thuế riêng của doanh nghiệp.
Lưu ý quan trọng
- Cơ quan thuế không có quyền tự ý truy cập vào tài khoản ngân hàng của cá nhân, nhưng có quyền yêu cầu ngân hàng thương mại cung cấp thông tin giao dịch để phục vụ công tác quản lý thuế khi cần thiết.
- Các khoản chuyển tiền giữa cá nhân với nhau không vì mục đích kinh doanh (như cha mẹ cho con cái, vợ chồng hỗ trợ nhau) không thuộc đối tượng chịu thuế thu nhập cá nhân dù số tiền lớn.
- Việc tuân thủ đầy đủ hồ sơ chứng từ (ủy quyền, hóa đơn, chứng từ hoàn ứng) là cực kỳ quan trọng để bảo vệ quyền lợi về thuế khi bắt buộc phải dùng tài khoản cá nhân.
