Tiền ăn ca không mặc nhiên bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Nếu doanh nghiệp tổ chức bữa ăn giữa ca, ăn trưa cho người lao động bằng hình thức tự nấu ăn, mua suất ăn hoặc cấp phiếu ăn thì khoản này không tính vào thu nhập chịu thuế. Trường hợp chi bằng tiền, khoản chi thường không tính thuế nếu mức chi phù hợp với hướng dẫn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội và đã quy định cụ thể trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc nội quy, quy chế của doanh nghiệp.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp chi tiền ăn ca | Cách tính thuế TNCN |
|---|---|
| Doanh nghiệp trực tiếp nấu ăn, mua suất ăn, cấp phiếu ăn | Không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN |
| Doanh nghiệp chi bằng tiền, có quy định rõ trong HĐLĐ/thỏa ước/nội quy, quy chế, mức chi phù hợp hướng dẫn hiện hành | Không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN |
| Chi bằng tiền nhưng vượt mức hướng dẫn hoặc vượt quy định nội bộ | Phần vượt tính vào thu nhập chịu thuế TNCN |
| Chi bằng tiền nhưng không có căn cứ nội bộ rõ ràng | Rủi ro cao bị tính vào thu nhập chịu thuế |
Với khoản chi bằng tiền, cơ quan thuế thường xem xét kỹ hồ sơ nội bộ và mức chi thực tế.
II. Khi nào tiền ăn ca không bị tính thuế TNCN?
1. Doanh nghiệp tổ chức bữa ăn trực tiếp
Nếu người sử dụng lao động tổ chức ăn giữa ca, ăn trưa cho người lao động bằng một trong các hình thức sau thì khoản này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN:
- Trực tiếp nấu ăn
- Mua suất ăn
- Cấp phiếu ăn
Trong thực tế, trường hợp này ít phát sinh tranh luận vì bản chất là doanh nghiệp tổ chức bữa ăn, không phải trả thêm thu nhập bằng tiền.
2. Doanh nghiệp chi bằng tiền
Nếu không tổ chức bữa ăn mà chi bằng tiền thì vẫn có thể không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN, nhưng cần đồng thời đáp ứng:
- Mức chi phù hợp với hướng dẫn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
- Có quy định cụ thể, phù hợp trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc nội quy, quy chế của doanh nghiệp
Doanh nghiệp hay sai ở chỗ chi đều hàng tháng nhưng hồ sơ không ghi rõ điều kiện và mức hưởng. Khi thanh tra, câu hỏi đầu tiên thường là căn cứ nội bộ nào cho phép chi khoản này.
III. Trường hợp nào bị tính vào thu nhập chịu thuế?
Phần chi vượt sẽ tính vào thu nhập chịu thuế TNCN nếu:
- Vượt mức hướng dẫn áp dụng
- Vượt mức quy định trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc nội quy, quy chế
Đây là điểm dễ bị truy thu vì nhiều đơn vị chỉ ghi chung một mức trên bảng lương mà không tách phần trong mức và phần vượt. Phần này hay bị bỏ sót khi kê khai quyết toán.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp chi 800.000 đồng/người/tháng bằng tiền ăn ca. Nếu khoản chi này đã quy định rõ trong nội quy và phù hợp căn cứ áp dụng nêu trên thì không tính vào thu nhập chịu thuế. Nếu vượt mức áp dụng hợp lệ thì phần vượt chịu thuế TNCN.
IV. Lưu ý hồ sơ và điểm dễ nhầm
Để hạn chế rủi ro khi quyết toán, Thuận Thiên khuyến nghị kiểm tra tối thiểu các đầu việc sau:
- Tách riêng khoản tiền ăn ca trên chứng từ, bảng lương hoặc hồ sơ chi trả
- Quy định rõ mức hưởng và điều kiện hưởng trong HĐLĐ, thỏa ước lao động tập thể hoặc nội quy, quy chế
- Đối chiếu mức chi thực tế với mức đang áp dụng hợp lệ
- Nếu có phần vượt, cần nhận diện riêng để tính vào thu nhập chịu thuế TNCN
Lưu ý quan trọng
- Không nên gộp tiền ăn ca chung vào lương mà không tách biệt, vì đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm
- Nếu không có căn cứ pháp lý nội bộ như hợp đồng hoặc quy chế, rủi ro toàn bộ khoản chi bằng tiền bị tính vào thu nhập chịu thuế là khá lớn
- Mức chi bằng tiền cần phù hợp với hướng dẫn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội theo quy định hiện hành; doanh nghiệp cần theo dõi cập nhật từ cơ quan có thẩm quyền để áp dụng đúng mức trần tại từng thời điểm
Khi rà soát hồ sơ thuế, hãy kiểm tra trước ba thứ: hình thức chi, quy định nội bộ và phần vượt mức. Chỉ cần lệch một trong ba điểm này, cách tính thuế có thể thay đổi.
