Việc không lưu trữ sổ sách, chứng từ kế toán đúng quy định có thể dẫn đến xử phạt hành chính và rủi ro pháp lý nghiêm trọng, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
1. Xử phạt hành chính
Theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP và Luật Kế toán 2015, các vi phạm lưu trữ tài liệu kế toán bị xử phạt như sau:
- Phạt cảnh cáo hoặc 5–10 triệu đồng:
- Lưu trữ không đầy đủ, bảo quản không an toàn (hư hỏng, mất mát tài liệu).
- Sử dụng tài liệu trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định.
- Không kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu bị mất/hủy hoại.
- Phạt 10–20 triệu đồng:
- Hủy bỏ tài liệu trước khi hết thời hạn lưu trữ (dù chưa đến mức truy cứu hình sự).
- Không thành lập Hội đồng tiêu hủy hoặc vi phạm quy trình tiêu hủy.
Ví dụ
Công ty A không lưu trữ báo cáo tài chính 10 năm, bị phát hiện trong thanh tra, sẽ bị phạt 5–10 triệu đồng.
2. Rủi ro pháp lý
- Mất khả năng chứng minh giao dịch: Không có chứng từ hợp lệ, doanh nghiệp không thể chứng minh số liệu trên sổ kế toán, dẫn đến áp thuế sai hoặc bị xử lý hình sự nếu có gian lận.
- Khó khăn trong thanh tra, kiểm toán: Khi cơ quan thuế/kiểm toán yêu cầu, doanh nghiệp không thể cung cấp tài liệu đầy đủ, làm chậm quá trình xử lý hồ sơ.
Lưu ý quan trọng
1. Thời hạn lưu trữ
- 5 năm: Chứng từ kế toán thông thường.
- 10 năm: Sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính.
- Vĩnh viễn: Tài liệu có tính sử liệu (ví dụ: báo cáo quyết toán dự án quan trọng quốc gia).
2. Biện pháp khắc phục
- Phục hồi tài liệu: Thành lập Ban phục hồi, sao chụp từ đơn vị liên quan (ví dụ: lấy liên 1 hóa đơn từ người bán).
- Báo cáo cơ quan chức năng: Trong 15 ngày kể từ khi phát hiện mất tài liệu, phải thông báo cho cơ quan thuế và lập biên bản xác định nguyên nhân.
