Có hay không còn phụ thuộc vào bản chất của hợp đồng, không phụ thuộc vào tên gọi “hợp đồng khoán dịch vụ”. Nếu đây chỉ là quan hệ dân sự thuần túy, doanh nghiệp tự đóng bảo hiểm xã hội cho cá nhân nhận khoán thì về nguyên tắc không tính vào chi phí được trừ. Ngược lại, nếu hợp đồng mang tên khoán nhưng thực tế lại thể hiện quan hệ lao động, khoản đóng hoặc truy đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, với điều kiện có đủ hồ sơ và chứng từ hợp pháp.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Bản chất | Xử lý bảo hiểm xã hội | Khả năng tính chi phí được trừ |
|---|---|---|---|
| Hợp đồng khoán giao kết quả công việc, không chấm công, không quản lý quá trình làm | Quan hệ dân sự | Không thuộc đối tượng bảo hiểm xã hội bắt buộc | Khoản doanh nghiệp tự đóng về nguyên tắc không được tính vào chi phí được trừ |
| Hợp đồng ghi là khoán nhưng có trả công/tiền lương, có quản lý, điều hành, giám sát | Quan hệ lao động | Thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc | Khoản đóng hoặc truy đóng có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đủ điều kiện chứng từ |
Điểm dễ nhầm: cơ quan thuế và cơ quan bảo hiểm thường nhìn vào bản chất làm việc thực tế, không dừng ở tên hợp đồng doanh nghiệp tự đặt.
II. Khi nào được tính vào chi phí hợp lệ?
1. Trường hợp không nên tính vào chi phí được trừ
Nếu các bên chỉ thỏa thuận giao một kết quả công việc, bên nhận khoán tự tổ chức thực hiện và không chịu sự quản lý, điều hành, giám sát như người lao động, đây là hợp đồng dân sự. Doanh nghiệp thường nhầm ở đoạn này vì thấy có phát sinh tiền đóng bảo hiểm xã hội là đưa luôn vào chi phí, trong khi khoản tự nguyện đóng cho hợp đồng khoán dân sự thuần túy thường không phù hợp để tính chi phí được trừ.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp thuê một cá nhân thiết kế bộ nhận diện trong thời gian ngắn, chỉ yêu cầu bàn giao sản phẩm cuối cùng, không chấm công, không phân ca, không quản lý quá trình thực hiện. Trường hợp này mang bản chất dân sự; nếu doanh nghiệp tự đóng bảo hiểm xã hội cho người nhận khoán thì khoản đó không nên hạch toán là chi phí được trừ.
2. Trường hợp có thể tính vào chi phí được trừ
Nếu hợp đồng tuy ghi là “khoán dịch vụ” hoặc “khoán việc” nhưng nội dung thể hiện có việc làm trả công hoặc tiền lương, có sự quản lý, điều hành, giám sát của doanh nghiệp, thì quan hệ này được xem theo bản chất là quan hệ lao động. Lúc thanh tra, hồ sơ thể hiện cách doanh nghiệp quản lý người làm việc có giống nhân sự nội bộ hay không là yếu tố được xem xét đầu tiên.
Với trường hợp này, khoản đóng hoặc truy đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:
- Thực tế phát sinh;
- Liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh;
- Có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp như hợp đồng, tài liệu thể hiện bản chất quan hệ, bảng thanh toán, quyết định truy thu nếu có, chứng từ nộp bảo hiểm xã hội.
Điểm cần nhấn: phần đóng đúng mức theo quy định có thể được tính, còn phần vượt mức quy định pháp luật về bảo hiểm xã hội thì không được trừ.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp ký “hợp đồng khoán” với người làm vệ sinh văn phòng thường xuyên, có phân ca, chịu giám sát, nhận thù lao định kỳ. Đây là trường hợp dễ bị truy thu vì bản chất gần với quan hệ lao động. Nếu sau đó phát sinh truy đóng bảo hiểm xã hội và có đủ chứng từ hợp pháp, khoản truy đóng này có thể đưa vào chi phí được trừ.
III. Cách nhận diện hợp đồng khoán có bị xem là quan hệ lao động hay không
1. Dấu hiệu thiên về hợp đồng dân sự
- Chỉ giao kết quả công việc;
- Bên nhận khoán tự tổ chức thực hiện;
- Không chịu quản lý, điều hành, giám sát như người lao động;
- Không làm việc theo cơ chế chấm công, phân ca, kiểm soát thường xuyên.
2. Dấu hiệu thiên về quan hệ lao động
- Có việc làm trả công hoặc tiền lương;
- Có sự quản lý, điều hành, giám sát của doanh nghiệp;
- Công việc thực hiện thường xuyên, gắn vào bộ máy vận hành;
- Thù lao trả định kỳ, cách làm việc giống lao động nội bộ.
Lưu ý quan trọng
Cơ quan thuế xem xét kỹ phần hồ sơ thực tế đi kèm: bảng phân công, lịch làm việc, cách trả tiền, nội dung email giao việc, biên bản nghiệm thu, quyết định truy thu. Nhiều doanh nghiệp chỉ sửa tên hợp đồng nhưng cách sử dụng lao động lại không đổi, dẫn đến rủi ro khi quyết toán. Để tránh bị loại chi phí, cần rà soát tính đồng nhất giữa hợp đồng, bảng thanh toán và chứng từ nộp bảo hiểm.
IV. Mốc thời gian và rủi ro chậm đóng
Theo mốc áp dụng mới nhất, từ 01/7/2025, thời hạn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc theo phương thức hằng tháng là chậm nhất ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.
| Nội dung | Thông tin cần nhớ |
|---|---|
| Thời hạn đóng hằng tháng | Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo |
| Lãi chậm đóng | 0,03%/ngày trên số tiền chậm đóng và số ngày chậm |
| Rủi ro kèm theo | Bị buộc đóng đủ, bị xử phạt vi phạm hành chính, không được khen thưởng |
Phần này thường bị bỏ sót khi doanh nghiệp xử lý các hợp đồng đặt tên là khoán nhưng bản chất lại là lao động. Nếu đã bị xác định thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, việc chậm đóng không chỉ làm tăng chi phí do lãi chậm đóng mà còn kéo theo rủi ro hồ sơ thuế và lao động.
