Có, chứng từ vẫn có thể được coi là hợp lệ để khấu trừ thuế GTGT đầu vào và làm căn cứ tính chi phí được trừ nếu hồ sơ đi đúng trường hợp được chấp nhận: doanh nghiệp ủy quyền cho người lao động thanh toán không dùng tiền mặt, sau đó doanh nghiệp hoàn trả lại cho người lao động cũng bằng hình thức không dùng tiền mặt. Vì vậy, chỉ cần một mắt xích lệch là toàn bộ hồ sơ có thể gặp rủi ro.
I. Bảng tra cứu nhanh điều kiện được chấp nhận
| Nội dung kiểm tra | Điều kiện cần có | Điểm dễ sai |
|---|---|---|
| Người thanh toán | Cá nhân được ủy quyền là người lao động của doanh nghiệp | Ủy quyền cho người không phải lao động |
| Hình thức thanh toán lần 1 | Người lao động thanh toán cho nhà cung cấp bằng không dùng tiền mặt | Nộp tiền mặt vào tài khoản nhà cung cấp |
| Hình thức hoàn trả lần 2 | Doanh nghiệp hoàn trả cho người lao động bằng không dùng tiền mặt | Hoàn ứng bằng tiền mặt |
| Thông tin hóa đơn | Hóa đơn mang tên và mã số thuế của doanh nghiệp | Hóa đơn đứng tên cá nhân |
| Mục đích sử dụng | Phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh | Thiếu hồ sơ chứng minh mục đích sử dụng |
| Ngưỡng giá trị | Từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt | Chỉ có một chiều chuyển khoản hoặc thiếu chứng từ khớp nối |
| Hồ sơ ủy quyền | Có quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định/văn bản ủy quyền rõ ràng | Phần này hay bị bỏ sót khi quyết toán |
Mốc cần chú ý: khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT là ngưỡng cần lưu ý đặc biệt về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
II. Khi nào chứng từ được coi là hợp lệ?
Bản chất của vấn đề không nằm ở việc dùng tài khoản cá nhân hay tài khoản doanh nghiệp, mà nằm ở chỗ việc ủy quyền có đúng đối tượng, đúng quy chế và có đủ chứng từ chứng minh toàn bộ dòng tiền hay không. Nếu doanh nghiệp chỉ giữ hóa đơn mà thiếu hồ sơ ủy quyền và hoàn trả, rủi ro truy thu là rất cao.
- Doanh nghiệp có quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc văn bản ủy quyền thể hiện rõ việc giao cho người lao động thanh toán.
- Người lao động dùng tài khoản cá nhân để thanh toán cho nhà cung cấp bằng hình thức không dùng tiền mặt.
- Doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức không dùng tiền mặt.
- Hóa đơn GTGT ghi đúng tên và mã số thuế của doanh nghiệp.
- Khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có đầy đủ hồ sơ chứng minh quá trình ủy quyền, thanh toán và hoàn trả.
Nếu thiếu văn bản ủy quyền, người được ủy quyền không phải là người lao động, hóa đơn không đứng tên doanh nghiệp, hoặc doanh nghiệp hoàn trả lại bằng tiền mặt thì hồ sơ sẽ không được chấp nhận.
Ví dụ thực tế
Công ty A ủy quyền cho nhân viên B thanh toán 15 triệu đồng tiền mua máy tính bằng tài khoản cá nhân của B cho nhà cung cấp. Sau đó Công ty A chuyển khoản hoàn trả lại từ tài khoản công ty sang tài khoản của B. Cả hai giao dịch đều ghi rõ nội dung thanh toán cho hóa đơn cụ thể, kèm giấy ủy quyền và quy chế nội bộ. Đây là dạng hồ sơ cần lưu đầy đủ ngay từ đầu để tránh vướng mắc khi có kiểm tra.
III. Hồ sơ nên lưu để tránh bị loại chứng từ
Vấn đề thường gặp: doanh nghiệp có thanh toán thật nhưng bộ hồ sơ lại không chứng minh được mối liên hệ giữa người thanh toán, hóa đơn và việc hoàn ứng.
- Hóa đơn GTGT mang tên, mã số thuế của doanh nghiệp.
- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ có nội dung cho phép ủy quyền thanh toán.
- Văn bản hoặc quyết định ủy quyền ghi rõ người được ủy quyền, phạm vi và trách nhiệm thanh toán.
- Chứng từ chuyển khoản từ tài khoản cá nhân của người lao động đến nhà cung cấp.
- Chứng từ chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp cho người lao động để hoàn trả.
- Tài liệu chứng minh hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Sao kê và chứng từ thể hiện rõ nội dung thanh toán của hóa đơn cụ thể.
Lưu ý quan trọng
Khi kiểm tra, thanh tra có thể hỏi: ai được ủy quyền, căn cứ ủy quyền ở đâu, tiền đi từ đâu đến đâu, và hóa đơn có đứng tên doanh nghiệp không. Nếu nội dung chuyển khoản không rõ hóa đơn hoặc bộ hồ sơ thiếu quyết định ủy quyền, việc giải trình sẽ kém thuyết phục.
IV. Các trường hợp hay không đáp ứng điều kiện
- Ủy quyền cho cá nhân không phải là người lao động của doanh nghiệp.
- Không có quy chế nội bộ, quy chế tài chính hoặc giấy ủy quyền hợp lệ.
- Hóa đơn đứng tên cá nhân thay vì doanh nghiệp.
- Người lao động thanh toán bằng tiền mặt hoặc nộp tiền mặt vào tài khoản nhà cung cấp.
- Doanh nghiệp hoàn trả lại cho người lao động bằng tiền mặt.
- Thiếu một trong hai bước thanh toán không dùng tiền mặt trong quy trình.
- Thiếu chứng từ chứng minh hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Khoản dưới 05 triệu đồng tuy không vướng ngưỡng này, nhưng vẫn cần hóa đơn và chứng từ phù hợp để chứng minh chi phí.
Tóm lại, nếu doanh nghiệp xử lý đúng quy trình 2 bước, đúng đối tượng được ủy quyền và giữ đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán qua tài khoản cá nhân của người lao động vẫn được chấp nhận. Khi rà soát hồ sơ nội bộ, cần đối chiếu lại từng mắt xích trước khi kê khai để tránh rủi ro ở khâu hoàn ứng.
