Doanh nghiệp được phép thanh toán hóa đơn qua tài khoản ngân hàng của cá nhân được ủy quyền và chứng từ vẫn được coi là hợp lệ để khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý, nếu đáp ứng ĐẦY ĐỦ các điều kiện pháp lý sau đây.
I. 7 Điều kiện bắt buộc để thanh toán qua tài khoản cá nhân được chấp nhận
- Ủy quyền hợp lệ: Phải có văn bản ủy quyền (hợp đồng hoặc quyết định) giữa doanh nghiệp và cá nhân. Đồng thời, việc ủy quyền này phải được quy định cụ thể trong quy chế tài chính hoặc quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp, nêu rõ phạm vi, trách nhiệm và mục đích.
- Đối tượng được ủy quyền: Cá nhân nhận ủy quyền phải là người lao động đang có hợp đồng lao động và làm việc tại doanh nghiệp.
- Lập danh sách tài khoản: Doanh nghiệp phải lập và lưu trữ danh sách các tài khoản ngân hàng cá nhân của người lao động được ủy quyền thanh toán để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Giá trị hóa đơn: Chỉ áp dụng cho các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT). Quy định này có hiệu lực từ ngày 01/07/2025.
- Mục đích kinh doanh: Hàng hóa, dịch vụ mua vào phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh chịu thuế GTGT của doanh nghiệp.
- Quy trình thanh toán không dùng tiền mặt: Phải thực hiện đúng 2 bước chuyển khoản:
- Cá nhân được ủy quyền chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng cá nhân (đã đăng ký trong danh sách) cho nhà cung cấp.
- Doanh nghiệp chuyển khoản hoàn trả từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp vào đúng tài khoản cá nhân đó.
- Hồ sơ chứng minh đầy đủ: Doanh nghiệp phải lưu giữ bộ hồ sơ gồm: Hóa đơn GTGT (mang tên và mã số thuế của doanh nghiệp), văn bản ủy quyền, quy chế tài chính/chi tiêu nội bộ, danh sách tài khoản ủy quyền, chứng từ chuyển khoản của cá nhân cho nhà cung cấp, và chứng từ chuyển khoản doanh nghiệp hoàn trả cho cá nhân.
Ví dụ thực tế
Công ty A ủy quyền cho nhân viên B (là người lao động của công ty) thanh toán tiền mua máy tính trị giá 15 triệu đồng (đã bao gồm VAT).
- Nhân viên B dùng tài khoản cá nhân (đã được đăng ký trong danh sách ủy quyền) chuyển 15 triệu đồng cho bên bán máy tính.
- Công ty A chuyển khoản 15 triệu đồng từ tài khoản công ty để hoàn trả cho nhân viên B.
- Nội dung chuyển khoản của cả hai giao dịch đều ghi rõ “Thanh toán cho hóa đơn số [XYZ] ngày [dd/mm/yyyy]”.
- Hồ sơ lưu trữ: Hóa đơn GTGT, hợp đồng ủy quyền, quy chế tài chính, sao kê 2 giao dịch chuyển khoản trên.
Giao dịch trên được coi là hợp lệ để khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Lưu ý quan trọng
- Thời điểm áp dụng: Ngưỡng thanh toán 5 triệu đồng áp dụng từ 01/07/2025 theo quy định mới (ví dụ: Nghị định 181/2025/NĐ-CP). Trước thời điểm này, ngưỡng áp dụng là 20 triệu đồng.
- Rủi ro pháp lý: Nếu thiếu bất kỳ điều kiện nào trong 7 mục trên, chi phí sẽ không được tính là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế và phạt vi phạm hành chính.
- Nội dung chuyển khoản: Nội dung giao dịch ngân hàng cần ghi rõ thanh toán cho hóa đơn số mấy, ngày mấy, của công ty nào để dễ dàng đối chiếu và chứng minh.
- Không áp dụng: Phương thức này không áp dụng cho các giao dịch mua hàng của cá nhân không kinh doanh hoặc các hóa đơn có giá trị dưới 5 triệu đồng (đối với các hóa đơn này có thể thanh toán bằng tiền mặt).
- Ưu tiên tài khoản doanh nghiệp: Đây chỉ là giải pháp tình thế. Doanh nghiệp nên ưu tiên thanh toán trực tiếp từ tài khoản của mình để giảm thiểu rủi ro và thủ tục chứng minh phức tạp về sau.
