Khi công ty mẹ tại nước ngoài chi trả tiền lương, tiền công cho nhân viên làm việc tại Việt Nam, cá nhân nhận thu nhập có trách nhiệm tự kê khai và quyết toán thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) với cơ quan thuế Việt Nam đối với phần thu nhập này.
I. Nghĩa vụ kê khai và phạm vi chịu thuế
Theo quy định hiện hành, nghĩa vụ thuế được xác định dựa trên tình trạng cư trú của cá nhân:
- Cá nhân cư trú: Chịu thuế TNCN đối với toàn bộ thu nhập phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam (thu nhập toàn cầu), không phân biệt nơi chi trả.
- Cá nhân không cư trú: Chỉ chịu thuế TNCN đối với phần thu nhập phát sinh tại Việt Nam (thuế suất toàn phần 20%).
- Khấu trừ thuế đã nộp ở nước ngoài: Cá nhân cư trú được trừ số thuế đã nộp tại nước ngoài vào số thuế phải nộp tại Việt Nam (nếu có chứng từ hợp pháp), nhưng số được trừ không vượt quá số thuế tính theo biểu thuế của Việt Nam cho phần thu nhập đó.
II. Tiêu chí xác định cá nhân cư trú
Cá nhân được xác định là cư trú tại Việt Nam khi đáp ứng một trong các điều kiện sau:
- Thời gian hiện diện: Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong một năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt.
- Nơi ở thường xuyên: Có nơi đăng ký thường trú theo quy định về cư trú hoặc có nhà thuê để ở tại Việt Nam theo hợp đồng thuê từ 183 ngày trở lên trong năm tính thuế.
III. Quy trình, hồ sơ và thời hạn kê khai
1. Hồ sơ quyết toán thuế
- Tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/QTT-TNCN (Ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC).
- Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN.
- Bản sao chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, tạm nộp trong năm.
- Bản sao chứng từ xác nhận số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có yêu cầu khấu trừ).
- Các chứng từ chứng minh đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).
2. Thời hạn nộp hồ sơ
- Kê khai theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo (nếu cá nhân chọn kê khai trực tiếp theo quý).
- Quyết toán năm: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế).
- Trường hợp xuất cảnh: Phải thực hiện quyết toán thuế trước ngày xuất cảnh.
3. Quy định về tỷ giá quy đổi thu nhập
Đối với thu nhập nhận bằng ngoại tệ, quy đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố:
- Thời điểm ngày 02/01: Áp dụng cho thu nhập phát sinh trong 6 tháng đầu năm.
- Thời điểm ngày 01/07: Áp dụng cho thu nhập phát sinh trong 6 tháng cuối năm.
- Nếu trùng ngày nghỉ, ngày lễ thì áp dụng tỷ giá của ngày giao dịch liền kề trước đó.
4. Cách tính thuế (Biểu thuế lũy tiến)
- Thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần.
- Gồm 7 bậc thuế với thuế suất tăng dần từ 5% đến 35% áp dụng cho từng phần thu nhập tính thuế.
Ví dụ thực tế
- Tình huống: Nhân viên A (cư trú tại Việt Nam) nhận lương từ công ty mẹ tại Nhật Bản. Tổng thu nhập năm quy đổi là 1 tỷ đồng.
- Số thuế đã nộp: Nhân viên A đã nộp 400 triệu đồng tiền thuế tại Nhật Bản (có chứng từ xác nhận hợp pháp).
- Quyết toán tại Việt Nam: Khi tính thuế tại Việt Nam, nhân viên A được trừ 400 triệu đồng này vào số thuế phải nộp, nhưng mức trừ tối đa không được vượt quá số thuế phải nộp tính theo luật Việt Nam cho phần thu nhập 1 tỷ đồng đó.
Lưu ý quan trọng
- Phạt vi phạm hành chính: Nộp hồ sơ chậm từ 1-30 ngày bị phạt 2-5 triệu đồng; chậm trên 90 ngày mức phạt tăng lên 15-25 triệu đồng.
- Tiền chậm nộp (Tiền lãi): Ngoài tiền phạt hành chính, cá nhân phải đóng thêm tiền chậm nộp = Số tiền thuế chậm nộp x 0,05% x Số ngày chậm nộp.
- Xử lý khi thiếu chứng từ: Trường hợp tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động và không cấp được chứng từ khấu trừ, cơ quan thuế sẽ xem xét xử lý căn cứ trên cơ sở dữ liệu của ngành thuế.
