Khi công ty bị hacker tấn công làm mất dữ liệu kế toán, việc cần làm ngay là kiểm tra mức độ mất mát, lập biên bản xác định số lượng – hiện trạng – nguyên nhân, đồng thời thông báo cho các bên liên quan và cơ quan có thẩm quyền, rồi tổ chức khôi phục dữ liệu bằng các biện pháp phù hợp.
I. Bảng tra cứu nhanh việc cần làm
| Việc cần xử lý | Nội dung cần làm |
| Kiểm tra và lập biên bản | Kiểm tra, xác định số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại; lập biên bản kiểm kê. |
| Biểu mẫu dùng | Mẫu số 01/TLKT Phụ lục 01 ban hành kèm Thông tư số 96/2010/TT-BTC. |
| Thông báo cơ quan liên quan | Thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền. |
| Mốc 15 ngày | Trường hợp mất do nguyên nhân khách quan như hacker/virus, thông báo cho cơ quan tài chính, cơ quan thuế và cơ quan quản lý liên quan trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày phát hiện. |
| Mốc 05 ngày | Nếu có liên quan đến hóa đơn bị mất, cháy, hỏng thì báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất. |
| Khôi phục dữ liệu | Khôi phục từ bản sao lưu; liên hệ đối tác, cơ quan liên quan để sao chép, đối chiếu, xác nhận lại dữ liệu. |
| Không khôi phục được | Nếu tài liệu liên quan trực tiếp đến tài sản mà không thể phục hồi, cần kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán. |
| Ứng phó an ninh mạng | Ngắt kết nối hoặc cô lập hệ thống bị xâm nhập; bảo vệ hiện trường số, lưu vết, thu thập chứng cứ điện tử; triển khai phương án ứng phó và khắc phục sự cố. |
| Dữ liệu cá nhân | Nếu dữ liệu bị xâm phạm có chứa dữ liệu cá nhân, cần xem xét nghĩa vụ thông báo cho cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn 72 giờ. |
Ba mốc thời gian cần ghi nhớ: 15 ngày với tài liệu kế toán bị mất do nguyên nhân khách quan; 05 ngày với mất, cháy, hỏng hóa đơn; 72 giờ nếu có vi phạm liên quan đến dữ liệu cá nhân.
II. Trình tự xử lý nên làm ngay
1. Kiểm tra, lập biên bản và thông báo
Ngay khi phát hiện sự cố, đơn vị kế toán cần kiểm tra và xác định rõ số lượng tài liệu bị mất, hiện trạng dữ liệu, nguyên nhân xảy ra sự cố, sau đó lập biên bản. Việc ghi nhận hiện trạng cần chi tiết để hồ sơ không bị thiếu sót khi có thanh tra.
- Lập biên bản về tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.
- Sử dụng Mẫu số 01/TLKT Phụ lục 01.
- Thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Nếu nguyên nhân là khách quan như hacker hoặc virus, thông báo cho cơ quan tài chính, cơ quan thuế và cơ quan quản lý liên quan trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày phát hiện.
- Nếu có liên quan đến hóa đơn, thực hiện báo cáo mất, cháy, hỏng với cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất.
2. Cô lập hệ thống và giữ chứng cứ điện tử
Song song với hồ sơ kế toán, cần ngắt kết nối hoặc cô lập hệ thống bị xâm nhập để hạn chế thiệt hại lan rộng. Đồng thời, cần lưu vết và thu thập chứng cứ điện tử, tránh làm mất dấu vết quan trọng cho việc điều tra và giải trình.
- Cô lập máy chủ, máy trạm hoặc tài khoản bị nghi xâm nhập.
- Bảo vệ hiện trường số.
- Lưu vết, thu thập chứng cứ điện tử.
- Triển khai phương án ứng phó và khắc phục sự cố an ninh mạng.
- Nếu có dấu hiệu tấn công mạng nghiêm trọng, thực hiện báo cáo sự cố cho lực lượng hoặc chủ thể có thẩm quyền.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp bị mã độc làm mã hóa dữ liệu kế toán. Nếu chỉ khôi phục file mà không lập biên bản kiểm kê phần dữ liệu mất, không lưu log truy cập và không thông báo đúng mốc thời gian, hồ sơ sau này rất khó giải trình vì thiếu chuỗi chứng cứ từ lúc phát hiện đến lúc xử lý.
III. Cách phục hồi dữ liệu kế toán để tránh đứt hồ sơ
1. Ưu tiên phục hồi từ nguồn có thể đối chiếu
Việc phục hồi nên làm theo hướng có thể kiểm tra chéo được, nhất là khi số liệu phục hồi ảnh hưởng đến hóa đơn, doanh thu, công nợ hoặc tài sản.
- Khôi phục từ bản sao lưu.
- Liên hệ đối tác hoặc cơ quan liên quan để sao chép lại chứng từ, tài liệu.
- Đối chiếu và xác nhận lại dữ liệu đã phục hồi.
- Nếu tài liệu kế toán liên quan trực tiếp đến tài sản mà không thể phục hồi, tiến hành kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán.
2. Rà soát thêm dữ liệu cá nhân và kế hoạch dự phòng
Nếu dữ liệu bị xâm phạm có chứa dữ liệu cá nhân, cần xem xét nghĩa vụ thông báo vi phạm bảo vệ dữ liệu cá nhân trong thời hạn 72 giờ. Lưu ý rằng dữ liệu kế toán thường chứa thông tin cá nhân của người lao động, khách hàng hoặc nhà cung cấp, không chỉ đơn thuần là sự cố IT.
- Rà soát phạm vi dữ liệu bị ảnh hưởng.
- Xem xét nghĩa vụ thông báo theo quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
- Kiểm tra lại phương án sao lưu, phục hồi sau thảm họa.
- Rà soát kế hoạch ứng phó ransomware hoặc hacker để giảm rủi ro tái diễn.
Lưu ý quan trọng
Một điểm cần phân biệt: mốc 05 ngày và 15 ngày là hai nghĩa vụ khác nhau, không gộp chung. Một mốc áp dụng cho mất hóa đơn, mốc còn lại áp dụng cho tài liệu kế toán bị mất do nguyên nhân khách quan. Nếu doanh nghiệp có cả hai tình huống thì cần theo dõi riêng từng đầu việc.
IV. Rủi ro nếu xử lý chậm hoặc hồ sơ không đầy đủ
Nếu đơn vị bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, làm hư hỏng hoặc mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ, có thể phát sinh xử phạt hành chính trong lĩnh vực kế toán. Mức phạt cơ bản được ghi nhận là từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cá nhân; với tổ chức, việc áp dụng theo nguyên tắc xử phạt tương ứng của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính.
Ngoài ra, nếu vụ việc làm lộ, mất hoặc xử lý trái phép dữ liệu cá nhân thì còn có thể phát sinh trách nhiệm theo quy định riêng về bảo vệ dữ liệu cá nhân và an ninh mạng. Xử lý xong hệ thống chưa có nghĩa là đã hết rủi ro pháp lý, vì phần hồ sơ báo cáo và khôi phục chứng từ thường được kiểm tra sau đó.
