Không được phép gộp nhiều đơn hàng vào một hóa đơn điện tử, ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt được pháp luật quy định cụ thể.
I. Nguyên tắc chung khi xuất hóa đơn điện tử
- Kể từ ngày 1/7/2022, người bán không được gộp nhiều hóa đơn bán hàng trong tháng thành một hóa đơn điện tử duy nhất để xuất cho khách hàng.
- Việc lập hóa đơn phải tuân thủ nguyên tắc “một giao dịch – một hóa đơn”. Nghĩa là mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn riêng biệt và ghi đầy đủ nội dung theo quy định.
II. Các trường hợp ngoại lệ được phép xuất gộp hóa đơn điện tử
- Dịch vụ viễn thông: Được phép xuất gộp hóa đơn vào cuối ngày hoặc cuối tháng cho các giao dịch bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng khi khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn giá trị gia tăng hoặc không cung cấp đầy đủ thông tin (tên, địa chỉ, mã số thuế).
- Dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm: Được phép xuất gộp hóa đơn vào cuối ngày hoặc cuối tháng theo tổng doanh thu phát sinh.
- Thương mại bán lẻ và dịch vụ ăn uống: Các cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng được xuất gộp hóa đơn cuối ngày (không được gộp theo tháng).
- Thu phí đường bộ: Đối với thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng, có thể lập hóa đơn điện tử định kỳ, chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ.
III. Mức xử phạt khi xuất hóa đơn sai quy định
- Phạt cảnh cáo: Đối với trường hợp lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không gây chậm nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng: Khi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.
- Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng: Đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm. Trường hợp có tình tiết giảm nhẹ, có thể bị xử phạt cảnh cáo hoặc mức thấp hơn.
Ví dụ thực tế
Khi khách hàng mua hàng vào các ngày 5, 15 và 25 trong tháng, doanh nghiệp cần xuất 3 hóa đơn riêng biệt tại từng thời điểm giao hàng. Không được gộp thành 1 hóa đơn cuối tháng, trừ trường hợp thuộc nhóm ngoại lệ nêu trên.
Lưu ý quan trọng
- Doanh nghiệp bán hàng qua sàn thương mại điện tử không được xuất gộp hóa đơn điện tử.
- Chỉ những trường hợp ngoại lệ được nêu thì mới được xuất gộp hóa đơn điện tử.
