Có. Chuyển khoản từ tài khoản phụ của doanh nghiệp vẫn có thể được chấp nhận nếu đó là tài khoản mở dưới tên pháp nhân doanh nghiệp và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ chứng minh tiền đi từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp dùng tài khoản bổ sung để thanh toán hóa đơn giá trị lớn và dễ nhầm lẫn ở điểm này.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Khả năng được chấp nhận |
|---|---|
| Tài khoản chuyển tiền đứng tên doanh nghiệp | Được xem xét chấp nhận nếu có chứng từ hợp lệ |
| Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từ 05 triệu đồng trở lên (đã gồm VAT) | Cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định hiện hành |
| Có sao kê ngân hàng, ủy nhiệm chi hoặc chứng từ tương đương thể hiện chuyển từ tài khoản bên mua sang bên bán | Đáp ứng yêu cầu về chứng từ thanh toán qua ngân hàng |
| Bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán | Không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt |
| Chuyển từ tài khoản cá nhân của giám đốc hoặc người lao động | Thông thường không được chấp nhận, trừ trường hợp đặc thù có căn cứ pháp lý riêng |
Mốc cần chú ý: với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm VAT, hồ sơ thanh toán không dùng tiền mặt là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
II. Khi nào tài khoản phụ được chấp nhận?
Vấn đề không nằm ở tên gọi tài khoản chính hay phụ, mà ở chủ thể thanh toán đúng và chứng từ chứng minh dòng tiền đầy đủ. Doanh nghiệp có thể mở nhiều tài khoản ngân hàng, nên việc dùng tài khoản phụ để thanh toán không phải điểm vướng nếu tài khoản đó thuộc doanh nghiệp.
- Tài khoản phải đứng tên doanh nghiệp: Đây là điểm dễ bị truy thu nếu chuyển tiền từ tài khoản không mang tên pháp nhân.
- Chứng từ phải thể hiện rõ giao dịch chuyển khoản: Sao kê ngân hàng, ủy nhiệm chi hoặc chứng từ tương đương cần chứng minh tiền chuyển từ tài khoản bên mua sang bên bán.
- Nội dung thanh toán nên khớp với hóa đơn, hợp đồng hoặc công nợ: Phần này hay bị bỏ sót khi kế toán chỉ lưu chứng từ ngân hàng mà không đối chiếu tên đơn vị, số tiền, nội dung thanh toán.
Ví dụ thực tế
Doanh nghiệp A dùng tài khoản phụ mở dưới tên doanh nghiệp để chuyển khoản thanh toán cho Công ty B. Nếu sao kê ngân hàng ghi rõ nội dung thanh toán và thể hiện tiền đi từ tài khoản A sang tài khoản B, giao dịch này có thể làm căn cứ thanh toán không dùng tiền mặt cho hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên.
III. Các trường hợp dễ sai khi kê khai thuế GTGT
1. Nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán
Trường hợp này không được xem là thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Đây là lỗi đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn vi phạm vì nghĩ tiền đã vào tài khoản bên bán thì được tính như chuyển khoản.
2. Dùng tài khoản cá nhân để thanh toán thay doanh nghiệp
Thanh toán từ tài khoản cá nhân của giám đốc hoặc người lao động thay cho tài khoản doanh nghiệp thường không được chấp nhận, trừ trường hợp đặc thù có căn cứ pháp lý riêng. Doanh nghiệp dễ sai ở đoạn này khi xử lý nhanh công nợ nhưng hồ sơ không chứng minh đúng chủ thể thanh toán.
3. Chứng từ ngân hàng không khớp hồ sơ mua vào
Tên bên mua trên chứng từ, nội dung chuyển tiền, số tiền thanh toán và hóa đơn cần khớp nhau. Khi thanh tra, thông tin lệch cơ bản sẽ làm hồ sơ yếu đi đáng kể.
Lưu ý quan trọng
- Tài khoản phụ nên là tài khoản mở dưới tên doanh nghiệp.
- Chứng từ thanh toán nên có sao kê, ủy nhiệm chi hoặc giấy tờ tương đương thể hiện rõ dòng tiền.
- Tên bên mua trên chứng từ thanh toán cần khớp với chủ thể trên hóa đơn.
- Tổng giá trị thanh toán nên đối chiếu khớp với hóa đơn và công nợ liên quan.
IV. Điểm cần hiểu đúng khi áp dụng
Một cách hiểu cũ cho rằng tài khoản phụ phải đăng ký hoặc thông báo với cơ quan thuế trước khi giao dịch mới được chấp nhận. Trên thực tế, khi đánh giá tính hợp lệ của thanh toán, trọng tâm nằm ở việc tài khoản có đứng tên doanh nghiệp hay không và chứng từ có chứng minh được việc chuyển khoản hợp lệ hay không.
