Phụ cấp điện thoại khoán hàng tháng không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN nếu khoản chi này được quy định rõ về điều kiện hưởng và mức hưởng trong hồ sơ lao động hoặc quy chế nội bộ hợp pháp của doanh nghiệp, đồng thời phù hợp với nguyên tắc chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Nếu chi cao hơn mức khoán hoặc cao hơn mức phù hợp, chỉ phần vượt mới tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
I. Bảng tra cứu nhanh
| Trường hợp | Cách xử lý thuế TNCN |
|---|---|
| Khoán chi điện thoại có quy định rõ điều kiện hưởng, mức hưởng và phù hợp quy định thuế TNDN | Không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN |
| Chi thực tế cao hơn mức khoán hoặc cao hơn mức phù hợp | Phần vượt tính vào thu nhập chịu thuế TNCN |
| Chi tiền điện thoại nhưng không có quy định rõ trong hồ sơ lao động hoặc quy chế nội bộ | Có rủi ro bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN |
| Chi phí điện thoại có hóa đơn hợp pháp mang tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty | Không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động |
Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng chi tiền điện thoại hàng tháng là không bị tính thuế. Tuy nhiên, cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ hồ sơ quy định mức hưởng và căn cứ khoán chi.
II. Khi nào phụ cấp điện thoại không tính thuế TNCN?
1. Điều kiện để được loại khỏi thu nhập chịu thuế
Khoản khoán chi điện thoại chỉ không tính thuế nếu đây là khoản chi phục vụ công việc và được doanh nghiệp thiết lập rõ trong hồ sơ. Nếu chỉ trả tiền đều hàng tháng nhưng không có văn bản ghi nhận, khoản này dễ bị coi là lợi ích tiền lương.
- Điều kiện hưởng và mức hưởng được ghi cụ thể trong Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính, Quy chế thưởng hoặc văn bản nội bộ hợp pháp khác.
- Mức khoán chi phù hợp với mức xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Không có mức khoán điện thoại cố định cho mọi doanh nghiệp. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp áp mức khoán theo thói quen nhưng không chứng minh được tính hợp lý khi quyết toán.
2. Trường hợp phần vượt vẫn bị tính thuế
Nếu doanh nghiệp chi cho người lao động cao hơn mức khoán đã quy định hoặc cao hơn mức phù hợp theo nguyên tắc thuế TNDN, thì chỉ phần vượt mới phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
Một sai sót phổ biến là doanh nghiệp đưa toàn bộ khoản điện thoại vào phần không tính thuế, trong khi thực tế có phần vượt mức. Khi thanh tra, cơ quan thuế thường hỏi căn cứ xác định mức khoán.
III. Phân biệt khoản khoán tiền mặt và chi phí có hóa đơn công ty
1. Khoán tiền mặt cho người lao động
Khoản này được xem xét dựa trên quy định nội bộ và mức chi phù hợp. Nếu đáp ứng đủ điều kiện thì không tính thuế TNCN; nếu vượt mức thì phần vượt tính thuế.
2. Chi phí điện thoại có hóa đơn mang tên công ty
Nếu tiền điện thoại phục vụ sản xuất kinh doanh và có hóa đơn hợp pháp mang tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty, khoản chi này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Trường hợp này khác với khoản khoán tiền mặt mang tính lợi ích tiền lương cho cá nhân.
Ví dụ thực tế
Công ty quy định phụ cấp điện thoại 300.000 – 500.000 đồng/tháng/người trong Hợp đồng lao động hoặc Quy chế tài chính. Nếu mức này phù hợp với quy định về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN thì toàn bộ khoản khoán không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Nếu chi vượt mức khoán, phần vượt sẽ tính thuế.
IV. Hồ sơ cần kiểm tra để tránh bị truy thu
Để xử lý khoản phụ cấp điện thoại an toàn hơn, cần rà soát các điểm sau:
- Có quy định rõ điều kiện hưởng và mức hưởng trong Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính, Quy chế thưởng hoặc văn bản nội bộ hợp pháp khác.
- Mức khoán chi có căn cứ và phù hợp với nguyên tắc chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
- Nếu phát sinh chi vượt mức, phần vượt đã được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
- Phân biệt rõ giữa khoán tiền mặt và chi phí có hóa đơn đứng tên công ty.
Lưu ý quan trọng
- Nếu không quy định rõ trong văn bản nội bộ, khoản chi có rủi ro bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
- Nếu chi vượt mức nhưng không khấu trừ thuế đúng phần vượt, doanh nghiệp có thể bị truy thu.
- Cần phân biệt khoản điện thoại có hóa đơn công ty với khoản phụ cấp trả tiền mặt cho cá nhân.
- Căn cứ áp dụng hiện nay là Điểm đ.4 Khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC và quy định về chi phí được trừ của thuế TNDN.
