Khi doanh nghiệp phát sinh giao dịch đặt cọc thuê mặt bằng, việc hạch toán khoản đặt cọc sẽ theo quy định cụ thể để đảm bảo đúng chuẩn mực kế toán và pháp luật về thuế.
I. Hạch toán đối với Bên thuê mặt bằng
Khi doanh nghiệp đi thuê mặt bằng, khoản tiền đặt cọc được hạch toán dựa trên tính chất hoàn trả của khoản tiền này.
1. Trường hợp tiền đặt cọc được hoàn trả
Nếu hợp đồng quy định khoản đặt cọc sẽ được hoàn trả lại sau khi kết thúc hợp đồng, kế toán hạch toán vào TK 244 – Ký cược, ký quỹ.
2. Trường hợp tiền đặt cọc không được hoàn trả (cấn trừ vào tiền thuê)
Nếu khoản đặt cọc được dùng để trừ vào tiền thuê của các kỳ cuối hoặc liên quan đến nhiều kỳ kế toán (nhiều năm tài chính), khoản tiền này sẽ được hạch toán vào Tài khoản 242 – Chi phí trả trước dài hạn. Sau đó, kế toán sẽ phân bổ dần vào chi phí hoạt động kinh doanh theo thời gian thuê.
Lưu ý: Khoản tiền đặt cọc chưa phát sinh nghĩa vụ thuế GTGT cho đến khi được cấn trừ vào tiền thuê.
II. Hạch toán đối với Bên cho thuê mặt bằng
Khi doanh nghiệp là bên cho thuê và nhận tiền đặt cọc từ người thuê, việc hạch toán cũng phụ thuộc vào nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với khoản tiền này.
1. Nhận tiền đặt cọc có nghĩa vụ hoàn trả
Khoản tiền cọc nhận từ khách hàng và có nghĩa vụ phải trả lại khi hợp đồng kết thúc được ghi nhận là một khoản nợ phải trả. Kế toán hạch toán vào Tài khoản 344 – Nhận ký quỹ, ký cược hoặc Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác (chi tiết 3388).
Khi hoàn trả tiền cọc cho khách, kế toán ghi:
Nợ các TK 344, 338 (3388)
Có các TK 111, 112
Theo quy định tại Điều 57, Khoản 2 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp không hạch toán khoản tiền này vào Tài khoản 3387 – Doanh thu chưa thực hiện.
2. Ghi nhận doanh thu và xử lý các trường hợp khác
- Doanh thu cho thuê: Doanh thu từ hoạt động cho thuê mặt bằng được ghi nhận vào Tài khoản 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ.
- Xử lý tiền cọc bị phạt: Trường hợp khách hàng vi phạm hợp đồng và bị phạt cọc, khoản tiền cọc không hoàn trả này sẽ được ghi nhận là một khoản thu nhập khác của doanh nghiệp.
III. Các quy định chung cần lưu ý
- Thanh toán qua ngân hàng: Đối với các giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, việc thanh toán (bao gồm cả tiền đặt cọc) phải được thực hiện qua ngân hàng để chi phí được tính là chi phí hợp lý và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Chênh lệch doanh thu kế toán và doanh thu tính thuế: Thời điểm ghi nhận doanh thu theo chuẩn mực kế toán có thể khác với thời điểm xác định doanh thu để tính thuế TNDN. Doanh nghiệp cần thực hiện các bút toán điều chỉnh cần thiết theo quy định của Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 17 (VAS 17) về Thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Theo dõi chi tiết: Doanh nghiệp cần theo dõi chi tiết từng khoản đặt cọc, ký quỹ để đảm bảo việc hạch toán và đối chiếu công nợ chính xác, minh bạch.
Lưu ý quan trọng
Việc ghi nhận và phân bổ các khoản liên quan đến đặt cọc phải dựa trên nội dung hợp đồng, thời gian và tính chất sử dụng thực tế. Cần có đầy đủ chứng từ kế toán hợp lệ (hợp đồng, phiếu chi, giấy báo Nợ…) cho tất cả các giao dịch.
