Nhà nước quy định rất rõ ràng những điều kiện khi thành lập doanh nghiệp.Trong đó, quy định về địa chỉ công ty là một trong những phần quan trọng mà đơn vị cần lưu ý khi thành lập. Vậy Luật Doanh Nghiệp Việt Nam quy định như thế nào về địa chỉ trụ sở chính công ty? Hãy cùng Thuận Thiên tìm hiểu qua bài viết sau nhé!
Trụ sở công ty là gì?
Định nghĩa về trụ sở công ty được quy định tại Điều 42, Luật doanh nghiệp 2020 như sau: “Trụ sở công ty là trụ sở chính của công ty được đặt trên lãnh thổ Việt nam. Đây là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp được xác định theo địa giới hành chính. Trụ sở công ty sẽ bao gồm: Địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính, số điện thoại liên lạc, số fax và thư điện tử (nếu có)”.
Trụ sở công ty là gì?
Điều kiện và quy định về trụ sở công ty
Việc lựa chọn trụ sở công ty cần tuân thủ theo luật quy định, để tránh các phiền phức sai phạm dẫn đến phạt hành chính hoặc gây khó khăn cho quá trình đăng ký thành lập.
Điều kiện về trụ sở công ty theo quy định
Trụ sở công ty được coi là tài sản hợp pháp của doanh nghiệp. Khi thay đổi trụ sở không làm thay đổi quyền & nghĩa vụ của công ty đối với các hợp đồng dân sự, trước pháp luật.
Địa chỉ trụ sở công ty là địa chỉ liên lạc cụ thể trên lãnh thổ Việt Nam, được xác định bằng số nhà, ngách, ngõ, hẻm… Cụ thể. Đặc điểm của trụ sở công ty:
- Là nơi liên lạc và giao dịch của doanh nghiệp, bắt buộc nằm trên lãnh thổ Việt Nam.
- Địa chỉ phải có số nhà xác định, ngõ hẻm, thị trấn, thị xã, quận huyện, tỉnh thành cụ thể.
- Nếu nơi đặt trụ sở chưa có số nhà, cần có chứng nhận của chính quyền địa phương ở khu vực đó chưa có đánh số nhà.
- Khi thành lập, cần có thông báo thời gian mở cửa trụ sở chính công ty, với phòng đăng ký kinh doanh. Thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Điều kiện đặt trụ sở: Trụ sở có địa chỉ cụ thể và số nhà không có tranh chấp pháp lý về quyền sử dụng đất, sở hữu đất.
- Thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh và địa điểm kinh doanh của công ty. Theo đó, luật doanh nghiệp 2020 quy định: Văn phòng đại diện là nơi phụ thuộc vào doanh nghiệp, với nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền của công ty và bảo vệ các lợi ích đó. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc và doanh nghiệp, với nhiệm vụ thực hiện toàn bộ chức năng hoặc 1 phần của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Địa điểm kinh doanh là nơi thực hiện các hoạt động kinh doanh cụ thể, có thể nằm ngoài địa chỉ đăng ký trụ sở chính.
Việc lựa chọn địa chỉ trụ sở chính sẽ ảnh hưởng ít nhiều đến hoạt động kinh doanh của công ty, mà còn giúp công ty ổn định lâu dài. Nếu thay đổi địa chỉ trụ sở chính sẽ phát sinh các thay đổi liên quan đến đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp. Trường hợp, thay đổi địa chỉ kinh doanh khác quận, tỉnh cần đăng ký lại với cơ quan thuế
Xem thêm: Thay đổi địa chỉ doanh nghiệp
Quy định về thay đổi địa trụ sở công ty
Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp cần thay đổi địa chỉ công ty phục vụ cho hoạt động. Sẽ có 2 trường hợp xảy ra khi thay đổi địa chỉ kinh doanh:
Trường hợp 1: Nếu địa chỉ kinh doanh mới nằm trong phạm vi tỉnh thành phố, thì doanh nghiệp chỉ cần soạn hồ sơ gửi đến phòng đăng ký kinh doanh. Hồ sơ sẽ được xét duyệt sau 5 ngày làm việc.
Trường hợp 2: Nếu địa chỉ mới chuyển đến nằm khác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, thì doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Thực hiện thủ tục với cơ quan thuế, trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ công ty với phòng đăng ký kinh doanh nơi chuyển đến.
- Bước 2: Làm việc với phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở công ty mới.
Hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ kinh doanh của doanh nghiệp sẽ bao gồm các giấy tờ sau: Thông báo thay đổi địa chỉ kinh doanh, điều lệ, biên bản họp, giấy phép kinh doanh bản chính.
Một số lưu ý khi đăng ký địa chỉ công ty
Quá trình lựa chọn địa chỉ đăng ký kinh doanh khá quan trọng. Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định nhà nước đưa ra, hiểu rõ yêu cầu để thực hiện chính xác. Cụ thể, một số lưu ý khi đăng ký địa chỉ công ty:
- Ưu tiên lựa chọn địa chỉ công ty là nơi có số nhà cụ thể, rõ ràng và đặt trên lãnh thổ Việt Nam. Địa chỉ công ty không nên là nhà tập thể, chung cư.
- Nếu chọn địa chỉ công ty là chung cư cần lưu ý, chung cư đó không sử dụng với mục đích ở.
- Trường hợp sử dụng chung cơ làm trụ sở, thì căn hộ đó phải được phép kinh doanh, thì mới được phép đăng ký sử dụng là trụ sở chính.
- Chung cư cần có giấy tờ chứng minh là nơi có mục đích sử dụng hỗn hợp, hợp đồng thuê nhà hoặc bản sao quyền sử dụng căn hộ… Mới được phòng đăng ký kinh doanh chấp nhận hồ sơ.
- Chủ doanh nghiệp có thể chọn trụ sở chính là nhà riêng, nếu đáp ứng các điều kiện nêu trên.
- Với một số ngành nghề kinh doanh đặc biệt, việc lựa chọn trụ sở chính cần: tránh xa khu dân cư, không là khu trung tâm thành phố. Nên đặt trụ sở ở vùng xa khu dân cư và ngoại ô.
- Sau khi đăng ký kinh doanh, chủ doanh nghiệp cần thực hiện treo biển đúng thời hạn quy định. Biển hiệu sẽ bao gồm: Tên chủ quan quản lý trực tiếp, tên cơ sở sản xuất, địa chỉ và số điện thoại cụ thể. Nếu không treo biển hiệu đúng thời gian quy định, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 10-15 triệu đồng.
- Doanh nghiệp sẽ bị phạt từ 1-5 triệu đồng nếu có các hành vi sau: kê khai địa chỉ trụ sở không có thật trên bản đồ, địa chỉ không thuộc quyền sở hữu hợp pháp hoặc không có hợp đồng sử dụng đất, nhà ở.
Một số lưu ý khi đăng ký trụ sở công ty
Lời kết
Tìm hiểu các quy định về việc đặt trụ sở công ty, lựa chọn địa điểm phù hợp để phát triển ổn định lâu dài, tránh vi phạm luật dẫn đến khó khăn khi đăng ký kinh doanh. Hy vọng những thông tin trên đây sẽ giúp bạn đọc hiểu về trụ sở công ty, các lựa chọn địa chỉ doanh nghiệp phù hợp.
Xem thêm:
