Cùng với sự phát triển của công nghệ số, giải pháp chữ ký số trở thành một công cụ đắc lực cho doanh nghiệp trong các giao dịch. Mua chữ ký số là công việc quan trọng cần thực hiện sau khi nhận đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, có khá ít người hiểu đặc điểm, bản chất của loại hình dịch vụ chữ ký số là gì? Điều này dẫn đến việc mua và sử dụng chữ ký số không hiệu quả. Chữ ký số công ty là gì, được sử dụng với mục đích gì và cần lưu ý gì khi đăng ký sử dụng chữ ký số cho doanh nghiệp? Cùng Thuận Thiên tìm hiểu về chữ ký số công ty qua bài viết sau!
Chữ ký số doanh nghiệp là gì?
Chữ ký số doanh nghiệp được sử dụng cho các tổ chức, được sử dụng trên môi trường điện tử, có giá trị pháp lý như con dấu pháp nhân của công ty. Hiện nay, chữ ký số ứng dụng công nghệ xác thực, bảo mật an ninh, an toàn để thực hiện các giao dịch qua internet.
Chữ ký số là một trong 2 hình thức con dấu doanh nghiệp được tồn tại hợp pháp, có giá trị pháp lý (con dấu tròn pháp nhân và chữ ký số theo quy định về luật giao dịch điện tử).
Chữ ký số công ty đã được mã hóa tất cả các thông tin liên quan của doanh nghiệp như: tên công ty, mã số thuế, chứng thư số (số seri), thời hạn hiệu lực của chứng thư số, tên tổ chức chứng thực/ cấp chữ ký số, chữ ký số của tổ chức chứng thực, các nội dung cần thiết liên quan theo quy định của Bộ thông tin truyền thông.
Chữ ký số doanh nghiệp là gì? (Nguồn: Internet)
Xem thêm: Dịch vụ chữ ký số
Mục đích sử dụng của chữ ký số công ty
Chữ ký số doanh nghiệp được pháp luật công nhận là con dấu pháp nhân của công ty. Chúng được sử dụng với các mục đích điển hình sau:
- Chữ ký số trên hợp đồng đối tác giữa 2 tổ chức: Hợp đồng xác thực quyền lợi và trách nhiệm của 2 bên theo thỏa thuận. Lúc này, chữ ký số sẽ thay cho chữ ký tay của đại diện 2 bên, để xác thực điều khoản hợp đồng.
- Chữ ký số đảm bảo giá trị pháp lý trên các hóa đơn điện tử: Theo quy định tại nghị định 119/2020/NĐ-CP, tất cả các doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử thay hóa đơn giấy từ ngày 1/7/2022. Hóa đơn điện tử lại cần chữ ký số để đảm bảo tính hợp lệ của các giao dịch.
- Chữ ký số chứng thực giao dịch điện tử: Các giao dịch thực hiện qua môi trường internet (nộp thuế, hải quan, kê khai bảo hiểm xã hội…) cần có chữ ký số là con dấu pháp nhân xác thực các giao dịch, có giá trị khi quyết toán với cơ quan thuế.
Xem thêm: Dịch vụ hóa đơn điện tử
Lợi ích khi sử dụng chữ ký số công ty
Chữ ký số đã trở thành một phần quan trọng, thiết yếu trong các hoạt động, giao dịch của công ty. Những lợi ích mà chữ ký số mang lại cho doanh nghiệp:
- Tiết kiệm thời gian xử lý các văn bản hành chính, hợp đồng giao dịch. Người đại diện không có mặt tại công ty hoặc nơi giao dịch, cũng có thể thực hiện từ xa, qua ứng dụng điện thoại.
- Chữ ký số đảm bảo tính xác thực của các văn bản điện tử. Với tính độc nhất, các mã hóa không thể làm giả, chữ ký số là cách chứng thực văn bản điện tử trên môi trường mạng, giảm các rủi ro giả mạo.
- Chữ ký số sử dụng công nghệ có khả năng đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản điện tử, tương đương với tài liệu giấy. Điều này hạn chế việc tạo ra tài liệu giấy tốn kém chi phí, thời gian. Đồng thời, văn bản điện tử và chữ ký số có thể lưu trữ, bao quản tốt hơn.
- Tính bảo mật thông tin của chữ ký số là gần như tuyệt đối, không bị tác động bởi bên thứ 3. Bởi, chữ ký số được phát triển trên công nghệ mã hóa không khai (PKI) và thuật toán (RSA) đảm bảo chỉ có người nhận văn bản đã ký mới có thể mở văn bản chữ ký số.
Xem thêm: Thành lập công ty bất động sản
Thủ tục đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp
Vậy, quy trình thủ tục đăng ký mua chữ ký số doanh nghiệp sẽ được thực hiện như thế nào? Các doanh nghiệp mới cần thực hiện những yêu cầu sau để đăng ký mua chữ ký số theo quy định:
- Bước 1: Lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín trên thị trường. Hiện nay, các đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số lớn, bạn có thể tham khảo như: Bkav-CA, FPT, Viettel, EFY-CA, MISA eSign, VNPT-CA…
- Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký chữ ký số cơ bản bao gồm các giấy tờ sau: bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, bản sao giấy chứng nhận đăng ký thuế, bản sao chứng minh thư nhân dân của người đại diện pháp luật (tất cả có công chứng).
- Bước 3: Nộp hồ sơ tại đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số cùng lệ phí theo quy định. Tiến hành ký hợp đồng sử dụng gói dịch vụ chữ ký số.
Thủ tục đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp (Nguồn: Internet)
Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty
Một số lưu ý khi đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp
Hiện nay, chưa có quy định bắt buộc việc sử dụng chữ ký số cho doanh nghiệp. Do vậy, công ty có thể sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh qua mạng thông tin điện tử, căn cứ khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020
Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, yêu cầu doanh nghiệp bắt buộc sử dụng chữ ký số như:
- Căn cứ điểm e, khoản 1, Điều 6, Thông tư 32/2011/TT-BTC: Sử dụng chữ ký số theo quy định pháp luật của người bán, có ngày tháng năm lập và gửi hóa đơn điện tử. Sử dụng chữ ký số theo quy định của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
- Căn cứ khoản 2, Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP: Khi mua hàng hóa, dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử cần có chữ ký số xác thực.
- Căn cứ khoản 10, Điều 17 Luật quản lý thuế 2019: Công ty nộp thuế tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin điện tử, cần thực hiện kê khai và nộp thuế thông qua phương tiện điện tử.
Lời kết
Sử dụng chữ ký số công ty sẽ là yêu cầu cần thiết và tất yếu ở thời điểm hiện tại và tương lai, trong thị trường kinh tế số. Hy vọng những chia sẻ trên đây về chữ ký số, sẽ hữu ích giúp doanh nghiệp nắm rõ đặc điểm, lợi ích và cách dùng cũng như cách đăng ký của giải pháp công nghệ này.
Xem thêm:
