Khi quản lý một doanh nghiệp, việc phải đối mặt với các chi phí không liên quan đến sản phẩm hoặc doanh số bán hàng là không thể tránh khỏi. Để đảm bảo hoạt động kinh doanh được diễn ra trơn tru, các chi phí này cần được quản lý một cách chặt chẽ. Trong bài viết này ketoanthuanthien.vn sẽ giúp bạn hiểu về khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp là gì và cách tối ưu hóa chúng là rất quan trọng để giúp các công ty duy trì lợi nhuận lâu dài.
1. Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?
Chi phí quản lý doanh nghiệp là tổng số tiền mà một công ty phải chi ra để quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Bao gồm các khoản chi tiêu cho nhân viên quản lý doanh nghiệp như lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm, đào tạo, cũng như chi phí cho việc thuê mặt bằng văn phòng, mua sắm trang thiết bị văn phòng, chi phí marketing, thuế và các chi phí pháp lý khác.
Các đặc điểm của chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:
- Đây là các khoản chi phí không liên quan đến một đơn vị kinh doanh hoặc chức năng cụ thể nào, mà thường mang tính chất chung và ảnh hưởng đến toàn bộ doanh nghiệp.
- Một phần trong chi phí quản lý doanh nghiệp được xem là cố định, vì chúng không thay đổi phụ thuộc vào mức độ sản xuất hoặc doanh số bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định.
- Các nhà quản trị cần cố gắng giảm chi phí quản lý doanh nghiệp đến mức tối đa để tối ưu hóa trong vận hành, đảm bảo sự hiệu quả và bền vững của doanh nghiệp.
Một số lưu ý về chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Quản lý doanh nghiệp đòi hỏi phải chi trả một số khoản chi phí nhất định. Các chi phí này bao gồm lương của các nhân viên quản lý, chi phí bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội, chi phí vật liệu văn phòng, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí thuê nhà, các khoản thuế và phí khác, và chi phí lập dự phòng phải thu.
- Tuy nhiên, các khoản chi phí trên không bao gồm thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Nếu có đầy đủ chứng từ và hóa đơn, và chúng được hạch toán theo các quy định kế toán, thì không được phép giảm giá chi phí kế toán. Thay vào đó, các khoản này sẽ được điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN, từ đó tăng số tiền thuế TNDN phải nộp.
2. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?
Trong lĩnh vực kế toán, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những khoản chi phí cơ bản như sau:
2.1 Chi phí quản lý nhân sự
Đây là tổng chi phí phải chi trả cho việc quản lý nhân sự trong doanh nghiệp, bao gồm tiền lương, phụ cấp, các khoản BHYT, BHXH và các khoản chi khác liên quan đến nhân viên.
2.2 Chi phí vật liệu quản lý
Đây là các khoản phí cho vật liệu được sử dụng trong công tác quản lý doanh nghiệp, bao gồm văn phòng phẩm, công cụ, dụng cụ hỗ trợ làm việc và các vật liệu dùng trong việc sửa chữa tài sản cố định.
2.3 Chi phí đồ dùng văn phòng
Chi phí này bao gồm các khoản chi phải trả cho các dụng cụ, đồ dùng văn phòng nhằm phục vụ cho công tác quản lý.
2.4 Chi phí khấu hao tài sản cố định
Đây là chi phí khấu hao các tài sản cố định được dùng chung cho doanh nghiệp như máy móc thiết bị, văn phòng làm việc, phương tiện vận chuyển và truyền dẫn.
2.5 Chi phí thuế và lệ phí
Gồm các khoản thuế như tiền thuê đất, thuế môn bài, các khoản phí và lệ phí khác.
2.6 Chi phí dự phòng
Đây là khoản chi phải dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi hoặc các khoản phải trả khác tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
2.7 Chi phí mua ngoài
Bao gồm các khoản mua ngoài hỗ trợ phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp như tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, tiền thuê tài sản cố định và các khoản chi phải trả cho nhà thầu phụ.
2.8 Các khoản chi phí khác
Gồm các loại chi phí khác như chi phí tổ chức hội nghị, chi phí di chuyển tàu xe, chi phí địa điểm và các khoản chi phí khác cho nhân viên.
3. Ý nghĩa của việc xác định chi phí quản lý doanh nghiệp
Để đảm bảo hoạt động kinh doanh trơn tru và minh bạch, việc xác định chi phí quản lý doanh nghiệp là rất quan trọng. Những lợi ích của việc này bao gồm:
- Cung cấp thông tin cần thiết cho người quản lý để kiểm soát các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách hiệu quả.
- Giúp công ty dự toán chi phí và hoạt động kinh doanh một cách chính xác hơn. Ví dụ, cần phải có thông tin về định mức nguyên vật liệu để tính toán giá thành sản phẩm hoặc lập dự toán chi phí nhân sự.
- Hỗ trợ quyết định đầu tư, định giá bán sản phẩm, lựa chọn chấp nhận hoặc từ chối đơn hàng, phân tích khả năng đạt hiệu quả.
- Giúp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp.
- Khuyến khích nhân viên sử dụng tài nguyên tiết kiệm hơn và đảm bảo việc sử dụng tài nguyên được tuân thủ theo định mức chi phí tiêu chuẩn.
4. Các phương pháp hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Phương pháp hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp được thực hiện theo quy định tại Điều 31 của Thông tư 177/2015/TT-BTC như sau:
Các khoản nợ:
- Các chi phí quản lý kinh doanh đã phát sinh trong thời kỳ hiện tại.
- Số tiền chưa thu khó đòi và số tiền phải trả dự phòng (Số tiền phải dự phòng trong kỳ này vượt quá số tiền đã dự phòng từ kỳ trước chưa được sử dụng hết).
Bên có:
Ghi giảm các khoản chi phí quản lý kinh doanh để tăng hiệu suất và giảm tổng chi phí của hoạt động kinh doanh.
Thực hiện việc hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng phải trả. Điều này đồng nghĩa với việc chúng tôi đã dự phòng một số tiền để đối phó với các khoản phải thu khó đòi và phải trả. Trong kỳ này, chúng tôi chỉ lập dự phòng một số tiền nhỏ hơn so với kỳ trước, vì chúng tôi chưa sử dụng hết số tiền dự phòng đã lập trước đó.
1. Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho nhân viên, cán bộ của đơn vị, trích BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, kinh phí công đoàn, các khoản hỗ trợ khác như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện… của cán bộ nhân viên, người lao động khác, ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)
- Có TK 338, 334
2. Giá trị vật liệu, công cụ, dụng cụ được mua vào sử dụng ngay mà không qua kho như xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp, ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (TK cấp 2 phù hợp)
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu được khấu trừ)
- Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Có các TK 111, 112, 242, 331…
3. Giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng mua về sử dụng ngay mà không qua nhập kho được tính trực tiếp một lần vào chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
- Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ
- Có các TK 111, 112, 331…
4. Chi phí quản lý doanh nghiệp có ảnh hưởng đến giá sản phẩm, dịch vụ không?
Chi phí quản lý doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến giá cả sản phẩm hoặc dịch vụ một cách trực tiếp và gián tiếp. Dưới đây là một số cách mà chi phí quản lý có thể ảnh hưởng đến giá sản phẩm hoặc dịch vụ:
4.1 Chi phí trực tiếp vào giá thành
Một phần của chi phí quản lý, chẳng hạn như chi phí văn phòng, lương bổng nhân viên quản lý và chi phí marketing, có thể được tính trực tiếp vào giá thành của sản phẩm hoặc dịch vụ. Khi giá thành tăng lên, giá cả sản phẩm hoặc dịch vụ cũng sẽ tăng theo.
4.2 Chi phí gián tiếp vào giá cả
Ngoài các chi phí trực tiếp, một số chi phí quản lý khác, như chi phí nghiên cứu và phát triển, chi phí hỗ trợ khách hàng và các chi phí hành chính, không được tính trực tiếp vào giá thành mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Tuy nhiên, chúng vẫn ảnh hưởng đến tổng chi phí hoặc lợi nhuận của doanh nghiệp và có thể ảnh hưởng đến giá cả tổng thể của các sản phẩm hoặc dịch vụ.
4.3 Hiệu quả kinh doanh
Chi phí quản lý thấp giúp cải thiện hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý chi phí và làm việc hiệu quả, họ có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ với giá cả cạnh tranh hơn, thu hút khách hàng và tăng doanh số bán hàng.
4.4 Đối thủ cạnh tranh
Giá cả của sản phẩm hoặc dịch vụ cũng phụ thuộc vào mức độ cạnh tranh trong ngành. Nếu các doanh nghiệp cạnh tranh có chi phí quản lý thấp hơn, họ có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ với giá cả thấp hơn, tạo áp lực cạnh tranh lên doanh nghiệp khác để cân nhắc giảm giá hoặc tối ưu hóa chi phí quản lý.
Vì vậy, quản lý chi phí quản lý một cách hiệu quả và cân nhắc kỹ lưỡng trong việc tính toán giá cả là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự cạnh tranh và thành công của doanh nghiệp trên thị trường.
5. Cách tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp tối ưu nhất
Có một số cách để tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp. Dưới đây là một số gợi ý để giúp bạn tối ưu hóa chi phí quản lý một cách hiệu quả
5.1 Tối ưu hoá các hoạt động quản lý doanh nghiệp
Cải thiện quản lý hoạt động là một cách hiệu quả để tiết kiệm thời gian, tài nguyên và chi phí cho doanh nghiệp. Nếu thiết lập một hệ thống quản trị chất lượng, sẽ giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và quản lý các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Việc kiểm soát các hoạt động làm việc là rất quan trọng để đảm bảo quy trình hoạt động được thực hiện một cách chính xác. Nếu có những việc không cần thiết, doanh nghiệp nên loại bỏ để giảm thiểu chi phí. Quy trình làm việc rõ ràng và chặt chẽ là điều cần thiết để đảm bảo năng suất làm việc và ổn định hoạt động của tổ chức.
5.2 Sử dụng công nghệ hiện đại trong doanh nghiệp
Ứng dụng công nghệ hiện đại trong hoạt động kinh doanh là một yếu tố quan trọng để giảm thiểu chi phí quản lý của doanh nghiệp. Sử dụng các phần mềm quản lý dữ liệu, quản lý nhân sự và quản trị tài chính, ví dụ, có thể tối ưu hóa sử dụng nguồn lực và tiết kiệm thời gian.
5.3 Lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất cho doanh nghiệp
Để giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, các tổ chức nên xem xét kỹ lưỡng việc lựa chọn những nhà cung cấp phù hợp và chất lượng nhất cho hoạt động kinh doanh của mình. Điều quan trọng là đặt ra các mục tiêu cụ thể và xem xét xem nhà cung cấp có thể đáp ứng được những mục tiêu đó hay không.
Cần xem xét các yếu tố như dịch vụ, chất lượng sản phẩm, vật tư cần thiết và đặc biệt là chi phí có hợp lý không. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải dành thời gian để lựa chọn và lọc những nhà cung cấp trước khi ký kết hợp đồng với bất kỳ nhà cung cấp nào.
Dù không góp trực tiếp vào doanh thu của một doanh nghiệp, chi phí quản lý doanh nghiệp vẫn là một yếu tố không thể thiếu để duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả cho cả doanh nghiệp lớn và nhỏ. Nó có thể được coi là một “lá chắn” bảo vệ và phát triển tài sản của doanh nghiệp.
Tham khảo thêm:
