Hướng dẫn toàn diện về báo cáo thuế hằng tháng cho hộ kinh doanh cá thể 2025: lịch nộp, tờ khai, sổ sách, đối chiếu số liệu và các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử, xóa bỏ thuế khoán.

Tóm tắt các ý chính

  • Ngưỡng doanh thu chịu thuế: Hộ kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm phải kê khai và nộp thuế GTGT, thuế TNCN.
  • Thay đổi lớn từ 2025-2026: Bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền với doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm (từ 01/6/2025) và xóa bỏ hoàn toàn thuế khoán (từ 01/01/2026).
  • Hồ sơ kê khai chính: Bao gồm Tờ khai mẫu 01/CNKD và Phụ lục Bảng kê 01-2/BK-HĐKD (đối với hộ kê khai).
  • Sổ sách kế toán: Hộ kê khai bắt buộc phải có 7 loại sổ sách kế toán theo Thông tư 88/2021/TT-BTC.
  • Đối chiếu số liệu: Phải đối chiếu chặt chẽ giữa sổ sách kế toán, bảng kê, sao kê ngân hàng và tờ khai thuế trước khi nộp để đảm bảo tính chính xác và tránh rủi ro bị truy thu, xử phạt.

Báo cáo thuế định kỳ là nghĩa vụ quan trọng và bắt buộc đối với mọi hộ kinh doanh cá thể, giúp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và xây dựng nền tảng phát triển bền vững. Năm 2025 ghi nhận nhiều thay đổi lớn về chính sách thuế, đặc biệt là việc tiến tới xóa bỏ thuế khoán, bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử với quy mô nhất định và thay đổi ngưỡng doanh thu.

Do đó, việc nắm vững quy trình, lịch biểu và cách kê khai là vô cùng cần thiết. Trong bài viết này, Thuận Thiên sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn toàn diện nhất về báo cáo thuế hằng tháng cho hộ kinh doanh cá thể, cập nhật theo các quy định mới nhất.

Cơ sở pháp lý

I. Đối tượng và phân loại hộ kinh doanh cá thể

1. Đối tượng áp dụng

Theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC và các chính sách mới hiệu lực trong năm 2025, hộ kinh doanh cá thể phải thực hiện khai báo thuế khi có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên. Những hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng này sẽ được miễn thuế GTGT và thuế TNCN.

2. Phân loại hộ kinh doanh theo phương thức nộp thuế

  • Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai: Bao gồm các hộ kinh doanh quy mô lớn hoặc hộ tự nguyện lựa chọn phương pháp này. Hộ kê khai phải thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ và thực hiện khai thuế theo tháng hoặc quý.
  • Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán: Áp dụng cho các hộ kinh doanh không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ chế độ sổ sách kế toán. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng phương pháp này sẽ bị xóa bỏ hoàn toàn từ ngày 01/01/2026.
  • Cá nhân kinh doanh nộp thuế theo từng lần phát sinh: Áp dụng cho các cá nhân có hoạt động kinh doanh không thường xuyên, chỉ thực hiện khai thuế khi có doanh thu phát sinh.

II. Lịch biểu báo cáo và nộp thuế năm 2025

1. Lịch nộp tờ khai định kỳ

  • Kê khai thuế theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng liền sau tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. Ví dụ, tờ khai tháng 9/2025 có hạn chót nộp là ngày 20/10/2025.
  • Kê khai thuế theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo. Ví dụ, báo cáo quý II/2025 có hạn chót nộp là ngày 31/7/2025, và báo cáo quý III/2025 có hạn chót là 31/10/2025.

2. Lịch nộp các loại thuế, phí khác

  • Lệ phí môn bài: Nộp định kỳ hằng năm, chậm nhất vào ngày 30/01. Đối với hộ kinh doanh mới thành lập, thời hạn nộp là trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép kinh doanh.
  • Nộp thuế điện tử: Cổng Thuế điện tử cho phép thực hiện nộp thuế 24/7, bao gồm cả ngày nghỉ và ngày lễ, theo quy định tại Thông tư 19/2021/TT-BTC.

Lưu ý đặc biệt: Theo Nghị định 82/2025/NĐ-CP (giả định), một số ngành nghề có thể được gia hạn nộp thuế GTGT. Ví dụ, thuế GTGT của kỳ tính thuế tháng 3 và 4/2025 được gia hạn đến 20/10/2025. Hộ kinh doanh cần theo dõi các thông báo mới nhất từ cơ quan thuế để áp dụng đúng.

III. Hồ sơ, sổ sách và tờ khai bắt buộc

1. Tờ khai thuế mẫu 01/CNKD

Đây là tờ khai chính, áp dụng thống nhất cho tất cả hộ, cá nhân kinh doanh, được ban hành kèm theo Thông tư 40/2021/TT-BTC. Khi kê khai, bạn cần điền chính xác các thông tin như: thông tin cá nhân, ngành nghề, doanh thu, số lao động, kỳ tính thuế… Nếu phát hiện sai sót sau khi đã nộp, phải lập tờ khai bổ sung theo đúng quy trình.

2. Phụ lục và tài liệu kèm theo

  • Phụ lục Bảng kê hoạt động kinh doanh (mẫu 01-2/BK-HĐKD): Bắt buộc đính kèm với tờ khai 01/CNKD đối với hộ kê khai, dùng để kê khai chi tiết các khoản doanh thu, chi phí. Phụ lục này là cơ sở quan trọng để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu số liệu.
  • Hồ sơ chứng minh nguồn gốc hàng hóa: Đối với cá nhân kinh doanh nộp thuế theo từng lần phát sinh, cần có các tài liệu như bản sao hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, bảng kê thu mua hàng hóa…

3. Sổ sách kế toán bắt buộc

Theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải lập và lưu trữ 7 loại sổ sách kế toán sau đây:

  • Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (S1-HKD).
  • Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (S2-HKD).
  • Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh (S3-HKD).
  • Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế (S4-HKD).
  • Sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương (S5-HKD), nếu có thuê lao động.
  • Sổ quỹ tiền mặt (S6-HKD).
  • Sổ tiền gửi ngân hàng (S7-HKD).
Sổ sách kế toán Hộ kê khai bắt buộc phải có 7 loại sổ sách kế toán theo Thông tư 882021TT-BTC.
Sổ sách kế toán Hộ kê khai bắt buộc phải có 7 loại sổ sách kế toán theo Thông tư 882021TT-BTC.

IV. Quy trình lập báo cáo và đối chiếu số liệu

1. Nguyên tắc và quy trình đối chiếu cơ bản

Việc đối chiếu số liệu là khâu cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính chính xác của tờ khai thuế. Nguyên tắc là đi từ tổng hợp đến chi tiết, thực hiện định kỳ trước khi lập tờ khai để phát hiện sai sót kịp thời. Bạn cần đảm bảo Bảng cân đối phát sinh các tài khoản phải cân bằng (Tổng Nợ = Tổng Có).

2. Đối chiếu doanh thu, thuế và hàng tồn kho

  • Đối chiếu doanh thu: Tổng doanh thu trên Sổ chi tiết doanh thu (S1-HKD) phải khớp chính xác với chỉ tiêu doanh thu trên tờ khai thuế 01/CNKD.
  • Đối chiếu thuế GTGT: Số liệu trên tài khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (TK 133) và thuế GTGT đầu ra phải nộp (TK 3331) phải khớp với các chỉ tiêu tương ứng trên tờ khai thuế GTGT.
  • Đối chiếu hàng tồn kho: Thực hiện so sánh số liệu tồn kho trên Phụ lục 01-2/BK-HĐKD với báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn kho chi tiết. Nếu có chênh lệch, cần xác định nguyên nhân và điều chỉnh trước khi nộp tờ khai.
  • Đối chiếu tiền gửi ngân hàng: Số dư tài khoản Tiền gửi ngân hàng (TK 112) phải khớp với sao kê ngân hàng tại thời điểm cuối kỳ.

V. Hướng dẫn báo cáo thuế điện tử

1. Đăng ký và truy cập hệ thống

Hộ kinh doanh có thể thực hiện kê khai thuế hộ cá thể qua Cổng thông tin Thuế điện tử (https://thuedientu.gdt.gov.vn). Để sử dụng, bạn cần đăng ký tài khoản giao dịch thuế điện tử với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được cấp mật khẩu đăng nhập qua tin nhắn điện thoại.

2. Quy trình kê khai thuế trực tuyến

  • Đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử, chọn mục “Kê khai thuế” và “Nộp tờ khai XML”.
  • Chọn đúng mẫu tờ khai 01/CNKD (TT40/2021) và tải lên file dữ liệu XML đã được kết xuất từ phần mềm kế toán.
  • Đính kèm các phụ lục cần thiết, ví dụ như Phụ lục Bảng kê hoạt động kinh doanh và Phụ lục giảm thuế GTGT (nếu có).
  • Nhập mã OTP được gửi về điện thoại để xác thực và hoàn tất việc nộp tờ khai. Hệ thống sẽ trả về một thông báo xác nhận nộp hồ sơ thành công.

VI. Các mức thuế và thay đổi quan trọng năm 2025 – 2026

1. Các loại thuế và phí hộ kinh doanh cần lưu ý

  • Lệ phí môn bài: Từ 300.000 đến 1.000.000 đồng/năm, tùy thuộc vào mức doanh thu.
  • Thuế GTGT và Thuế TNCN: Tính theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu. Tỷ lệ này khác nhau tùy theo ngành nghề kinh doanh, quy định tại Phụ lục I Thông tư 40/2021/TT-BTC.
  • Miễn thuế: Hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở xuống được miễn thuế GTGT và thuế TNCN.

2. Những thay đổi lớn cần nắm bắt

  • Xóa bỏ thuế khoán từ 01/01/2026: Theo Nghị quyết 198/2025/QH15, tất cả hộ kinh doanh sẽ phải chuyển sang phương pháp kê khai, đòi hỏi việc thực hiện sổ sách kế toán đầy đủ.
  • Bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: Từ ngày 01/6/2025, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên thuộc các ngành bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn… phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế (Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
  • Chuyển đổi mã số thuế sang mã định danh cá nhân: Từ ngày 01/7/2025, mã số thuế của cá nhân kinh doanh sẽ được đồng bộ và thay thế bằng mã định danh cá nhân.

VII. Tóm tắt hướng dẫn báo cáo thuế hằng tháng cho hộ kinh doanh cá thể

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về báo cáo thuế hằng tháng cho hộ kinh doanh cá thể là yếu tố then chốt để hoạt động kinh doanh an toàn và bền vững. Trong bối cảnh các chính sách thuế liên tục thay đổi, đặc biệt là vào giai đoạn 2025-2026, hộ kinh doanh cần chủ động cập nhật kiến thức, áp dụng đúng mẫu biểu, đối chiếu dữ liệu chính xác và nắm rõ lịch trình báo cáo. Hy vọng những chia sẻ từ Thuận Thiên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về nghĩa vụ này để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có và tập trung phát triển kinh doanh hiệu quả.

Câu Hỏi Thường Gặp

Từ ngày 01/6/2025, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên và thuộc các nhóm ngành nghề như bán lẻ, nhà hàng, khách sạn, ăn uống… bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Khi phát hiện sai sót, hộ kinh doanh phải lập tờ khai bổ sung hoặc tờ khai điều chỉnh theo mẫu 01/CNKD, ghi rõ lý do, sửa lại số liệu đúng và nộp lại cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Tùy trường hợp, bạn có thể phải nộp thêm tiền thuế và tiền chậm nộp tương ứng.

Hộ kinh doanh mới thành lập phải đăng ký mã số thuế trong vòng 10 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Việc kê khai thuế bắt đầu từ tháng đầu tiên có hoạt động kinh doanh phát sinh doanh thu.

Hộ kinh doanh sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế tùy theo số ngày chậm nộp. Mức phạt được quy định cụ thể tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Ngoài ra, nếu kê khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp, hộ kinh doanh sẽ bị truy thu thuế và phạt tiền chậm nộp.

Theo quy định của Luật Kế toán, hộ kinh doanh phải lưu trữ sổ sách kế toán, tờ khai thuế và các chứng từ liên quan tối thiểu 10 năm kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán. Đối với các tài liệu liên quan đến thanh tra, kiểm tra, tranh chấp, thời gian lưu trữ sẽ kéo dài cho đến khi có quyết định cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền.